Документооборот счетов-фактур

Обмен электронными счетами-фактурами в России регулируется Министерством финансов РФ и Федеральной налоговой службой.

Порядок документооборота, связанного с выставлением и получением счетов-фактур в электронном виде с ЭП, утвержден приказом Минфина от 10.11.2015 N 174Н.

Примечание

Порядок обмена электронными счетами-фактурами между компаниями через интернет описан здесь

Форматы

Электронные счета-фактуры можно создавать:

• по формату, утв. приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@
• по формату, утв. приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@. Формат действует до конца 2019 года.

Форматы служебных документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде, утверждены приказом ФНС России от 30.01.2012 N ММВ-7-6/36@.

XSD-схемы счетов-фактур последних версий форматов 155 и 820 могут быть получены с помощью ссылки, доступной в поле XsdUrl контракта DocumentTitle, в результате вызова метода GetDocumentTypes.

В силу приказов N ММВ-7-15/189@ корректировочный счет-фактура может быть в следующих форматах:

• XSD-схема формата корректировочного счета-фактуры (КСФ); эта схема описывает формат исправления КСФ (ИКСФ).

В обоих случаях, и для СФ и для КСФ, форматы электронных документов, возникающих в ходе реализации порядка обмена ЭСФ, описываются следующими XSD-схемами:

• XSD-схема извещения о получении документа;
• XSD-схема подтверждения оператора о дате отправки СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ (выдается Продавцу);
• XSD-схема подтверждения оператора о дате доставки СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ (выдается Покупателю);
• XSD-схема уведомления об уточнении СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ (формируется Покупателем).

Структуры

Для документов, возникающих в ходе документооборота счетов-фактур, в Диадоке зарезервированы специальные типы сущностей.

Для счета-фактуры (СФ) можно использовать следующую структуру:

• Attachment/Invoice,

Для исправления СФ (ИСФ) можно использовать следующую структуру:

• Attachment/InvoiceRevision,

Для корректировки СФ (КСФ) можно использовать следующую структуру:

• Attachment/InvoiceCorrection,

Для исправления корректировки СФ (ИКСФ) можно использовать следующую структуру:

• Attachment/InvoiceCorrectionRevision,

Для служебных документов, возникающих в ходе реализации порядка обмена ЭСФ, можно использовать следующие структуры:

• Attachment/InvoiceConfirmation (подтверждение оператора электронного документооборота, для обоих приказов),
• Attachment/InvoiceCorrectionRequest (уведомление об уточнении СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, для обоих приказов),
• Attachment/InvoiceReceipt (извещение о получении СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, подтверждения оператора электронного документооборота или уведомления об уточнении СФ/ИСФ/КСФ/ИКСФ, для обоих приказов).

Порядок обмена

Порядок обмена счетами-фактурами, разработанный Минфином, не ложится на концепцию неформализованного документооборота. Поэтому в Диадоке для поддержки этого порядка были разработаны специальные механизмы.

Счет-фактура и все множество служебных документов, предусмотренных порядком Минфина, помещаются в Диадоке в одно сообщение (в одну цепочку документооборота).

Добавление служебных документов к счету-фактуре по мере прохождения им различных этапов документооборота производится при помощи описанного механизма дополнений (см. описание модели данных).

Передача исправлений СФ, а также корректировочных СФ и исправлений КСФ с точки зрения API Диадока производится точно также, как и передача СФ.

Схема, приведенная ниже, демонстрирует порядок обмена счетами-фактурами, утвержденный Минфином и реализованный в Диадоке:

1. Продавец формирует счет-фактуру Invoice₁, подписывает его и направляет Покупателю.
2. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation₂о дате получения счета-фактуры, подписывает его и направляет Продавцу.
3. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation_2“о дате отправки счета-фактуры, подписывает его и направляет вместе со счетом фактурой Покупателю.
4. Продавец получает подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt₃о получении подтверждения.
5. Покупатель получает счет-фактуру и подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанные извещение InvoiceReceipt₅о получении счета-фактуры и извещение InvoiceReceipt₄о получении подтверждения.
6. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation₆о дате отправки извещения о получении счета-фактуры, подписывает его и направляет Покупателю.
7. Покупатель получает подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt₇о получении подтверждения.
8. Если Покупатель обнаружил ошибки в полученном счете-фактуре, он формирует уведомление об уточнении счета-фактуры InvoiceCorrectionRequest₈, подписывает его и направляет Продавцу.
9. Продавец получает уведомление об уточнении счета-фактуры, и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt₉о получении уведомления.

На схеме, на зеленном фоне, изображены документы, которые формирует Продавец, на желтом фоне – документы, которые формирует Покупатель, на синем – документы, формируемые Диадоком, в качестве оператора электронного документооборота.

Сущности - документы, относящиеся к документообороту одного счета-фактуры, в рамках Диадок-сообщения связываются между собой при помощи атрибутов ParentEntityId.

Например, у сущности InvoiceConfirmation₂поле ParentEntityId будет указывать на сущность Invoice₁.

Также у сущности InvoiceCorrectionRequest₈поле ParentEntityId будет указывать на сущность Invoice₁.

Если же мы рассмотрим сущность InvoiceConfirmation₆, представляющую подтверждение оператора, отправленное в ответ на извещение о получении счета-фактуры Покупателем, то у нее поле ParentEntityId будет указывать на сущность InvoiceReceipt₆, представляющую это извещение.

Чтобы пояснить сказанное, на схемах ниже изображены структуры Диадок-сообщений в ящиках Продавца и Покупателя, представляющих один и тот же полностью завершенный документооборот (со всеми возможными служебными документами):

Стрелками обозначаются связи типа ParentEntityId между сущностями. Сущности типа Signature, представляющие ЭП под документами (в соответствии с порядком Минфина все документы возникающие в ходе документооборота счетов-фактур должны сопровождаться ЭП), на схемах не изображены.

Для облегчения процесса формирования корректного XML-файла счета-фактуры Диадок предоставляет API методы:

• GenerateUniversalTransferDocumentXmlForSeller для счетов-фактур в формате №155,
• GenerateSenderTitleXml для счетов-фактур в формате №820.

Данные методы позволяют интегратору не погружаться в детали XML-формата счета-фактуры, а передавать в Диадок только необходимые первичные данные в виде упрощенной структуры.

В частности, можно не заполнять все реквизиты продавца и покупателя, достаточно указать идентификаторы их ящиков в Диадоке, и тогда соответствующие реквизиты будут автоматически загружены из справочника организаций Диадока.

Как видно из представленных выше схем, порядок Минфина помимо построения в специальном XML-формате собственно счета-фактуры требует от Продавца и Покупателя умения формировать ряд служебных документов, XML-формат которых также строго определен.

Диадок облегчает работу интеграторов в части формирования таких служебных документов, предоставляя методы API GenerateInvoiceDocumentReceiptXml и GenerateInvoiceCorrectionRequestXml, которые скрывают знание о деталях XML-форматов этих документов.

Кроме того, для удобства работы с документами (в частности, со счетами-фактурами) в Диадоке реализован метод GetDocuments, позволяющий быстро получать списки документов, удовлетворяющих различным условиям отбора.